Van offerte tot getekend contract en betaling, volledig automatisch.
Partycentrum Lux
Van offerte tot getekend contract en betaling, volledig automatisch. Wat eerst uren handwerk per boeking kostte, gebeurt nu vanzelf.
Probleem
De tijd van een evenementlocatie lekt weg in herhalend werk. Voor elke aanvraag een offerte in elkaar zetten, die als PDF mailen, achter de handtekening aan bellen, het contract opslaan, de aanbetaling in de gaten houden, een herinnering sturen, na betaling weer een bevestiging, en dat allemaal handmatig voor tientallen boekingen tegelijk. Eén vergeten herinnering of een offerte die na een telefoontje niet is bijgewerkt, kost direct geld of een klant. Het probleem was niet één taak, maar de optelsom van tientallen kleine handmatige stappen.
Aanpak
We bouwden één systeem dat het papierwerk en de communicatie zelf doet. De eigenaar houdt overzicht, de keten loopt automatisch. - Offerte uit de boeking: subprijzen, korting en totaal worden automatisch opgebouwd, met live PDF-preview. Geen los document dat kan afwijken. - Verzenden en tekenen vanzelf: met één klik via DocuSeal naar de klant. Een webhook verwerkt de ondertekening en legt datum en document vast. - Vergrendeld na ondertekening: prijzen, datum en gasten gaan op slot, zodat er niets meer ongemerkt verandert. - Facturen en betalingen die zichzelf bijhouden: automatische splitsing in aanbetaling en restant, met eigen deadlines en automatische statusupdates. - Communicatie op de automaat: elf soorten mails op het juiste moment, van bevestiging tot betaalherinnering, elk met een status in het maillog.
Wat het nu doet
De administratie die eerst per boeking uren handwerk kostte, gebeurt nu grotendeels vanzelf. De offerte en facturen worden automatisch aangemaakt en verzonden, het contract wordt digitaal getekend en vastgelegd, betalingen worden bewaakt en de klant krijgt op elk moment automatisch de juiste mail. De eigenaar houdt overzicht in één dashboard, en de keten van bezichtiging tot afgerond evenement loopt zonder dat er stappen tussen wal en schip vallen.
Schermen
Evenementlocatie · 2026